Betriebsabläufe zu definieren ist eine wichtige Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf der verschiedenen Tätigkeiten in einem Gastronomieunternehmen. So kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter sich seiner Aufgaben bewusst ist und weiß, wie diese auszuführen sind. Betriebliche Funktionen können auf diesem Wege klar und verständlich kommuniziert werden.
Das Niederschreiben von Betriebsabläufen hat zur Folge, dass für die Mitarbeiter ein deutliches Bild darüber geschaffen wird, was an einem typischen Arbeitstag in welcher Reihenfolge getan werden muss. Bevor ein Gast sein Menü vor sich auf dem Tisch hat, hat nämlich eine ganze Menge an wichtigen Vorarbeiten stattzufinden. Man nehme als Beispiel einen Koch. Dieser stellt sich nicht einfach nur in die Küche und fängt an, mit Pfannen und Töpfen zu hantieren. Ganz im Gegenteil, gerade die Vorbereitungsphase ist in der Küche oft entscheidend für einen schnellen und reibungslosen Ablauf. Es muss definiert werden, was im Vorfeld zu erledigen ist, was vorbereitet werden kann, welche Speisen schneller und weniger schnell fertig sind, damit dann, im Moment der Bestellung durch den Gast, alles möglichst flott, reibungslos und natürlich qualitativ hochwertig ablaufen kann. Genauso im Service: das Tagesgeschäft beginnt nicht erst mit dem ersten Kunden, der das Lokal betritt. Im Vorfeld müssen Tische zurechtgerückt und gedeckt, Getränke eingekühlt und Servietten gefaltet werden und so weiter und so fort. All das sind Abläufe, die vom Aufsperren des Lokals bis zum Schließen der Tür nach dem letzten Gast vordefiniert werden können und sollten, denn dies stellt eine wesentliche Erleichterung des Arbeitsalltags nicht nur für die Geschäftsführung sondern auch für sämtliche Mitarbeiter dar. Unklarheiten über die Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen können so weitgehend verhindert werden.
Die Definition von Betriebsabläufen leistet folglich einen wesentlichen Beitrag, wenn es um Qualitätsmanagement geht, denn durch das strukturierte Niederschreiben von Handlungsanweisungen wird nicht nur Transparenz geschaffen, sondern auch Effizienz im betrieblichen Alltag gewährleistet. Durch die genaue Festlegung von Abläufen können Schwachstellen im Unternehmen beseitig und eine wirkungsvolle Regelung sämtlicher Tätigkeiten erzielt werden. So kann das Service maßgeblich verbessert werden, was natürlich auch positive Auswirkungen auf das Image des Gastronomiebetriebes und die Kundenbindung hat. Wichtig ist also immer, sich bei der Definition der Betriebsabläufe zu überlegen, was die Kunden sich vom Gastronomiebetrieb erwarten. Das sind natürlich einerseits generelle Qualitäten wie Höflichkeit, Schnelligkeit und Kompetenz, andererseits aber auch Eigenschaften, die ganz genau auf das einzelne Lokal abgestimmt sind und es von der Konkurrenz unterscheiden. Deshalb sollte man sich vor dem Niederschreiben der Abläufe noch einmal ganz genau vor Augen führen, für was der Betrieb eigentlich stehen soll. Denn in den Betriebsabläufen schlägt sich natürlich auch auf die generelle Positionierung nieder. Ein Schnellrestaurant wird andere Abläufe haben und vor allem andere Prioritäten setzen als ein Haubenrestaurant in der der Innenstadt. Folglich geben die Betriebsabläufe gleichzeitig auch Auskunft über die Leitidee und die Unternehmensphilosophie, genauso wie die angestrebte USP und das Image.
Auf Basis klar definierter Betriebsabläufe können dann Dienstpläne erstellt werden. Somit handelt es sich hierbei auch um ein hilfreiches Instrument, was die Planung des Personaleinsatzes betrifft. So kann sichergestellt werden, dass genug Mitarbeiter vor Ort sind, um den Betrieb des Unternehmens zu gewährleisten. Wichtig ist, die Angestellten bei der Definition von Betriebsabläufen und beim Erstellen von Handlungsanweisungen aktiv miteinzubinden. Denn wer weiß besser, was jeden Tag zu tun ist, als die Menschen, die es tun? Viele Abläufe sind schon in den Mitarbeitern verankert und funktionieren automatisch. Nichtsdestotrotz ist es hilfreich, diese Abläufe auch auf Papier zu bringen. Denn erstens hilft eine solide Dokumentation bei Unklarheiten aus und zweitens fällt es so neuem Personal leichter, sich im Betrieb zurecht zu finden. Zusätzlich wirkt es sich zweifelsohne positiv auf das Betriebsklima aus, wenn die Mitarbeiter bei Entscheidungen eingebunden werden und die Möglichkeit haben, zu partizipieren. Durch eine klare Definition der Abläufe können Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt werden. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern auch Sicherheit unter den Mitarbeitern. So entsteht Schritt für Schritt eine Art Mitarbeiter-Handbuch, das als wesentliches Instrument zur Orientierung im betrieblichen Alltag dient.
Natürlich ist in der Gastronomie kein Tag wie der andere, genauso wie kein Gast wie der andere ist. Diese Einstellung wäre vollkommen illusorisch. Dennoch, viele Abläufe lassen sich im Vorfeld relativ genau festlegen und erleichtern so den Alltag enorm. Herausforderungen wird es aber auch dann immer noch zu genüge geben, soviel ist gewiss.
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